Esta política se aplica a las denuncias de irregularidades formuladas en relación con cualquier operación o servicio proporcionado por CBF, actividades y decisiones de los empleados de CBF, u otros casos de posible mala práctica que afecten la integridad de CBF.
La CCBF ha introducido estos procedimientos para permitir a las personas plantear o divulgar preocupaciones acerca de malas prácticas dentro de CBF en una etapa temprana y de manera correcta. Los procedimientos se aplican en todos los casos en que existan preocupaciones genuinas, independientemente de dónde pueda ser y de si la información en cuestión es confidencial o no.
Cualquier persona, incluidos los empleados de CBF, los usuarios de tecnología y servicios de CBF, los clientes y proveedores de CBF pueden presentar una reclamación por denuncia de una irregularidad.
Si una persona plantea una preocupación genuina y está actuando de buena fe, incluso si más tarde se descubre que se equivoca, bajo esta política no sufrirá ninguna forma de retribución como resultado. Esta garantía no se extenderá a un individuo que plantea maliciosamente un asunto que sabe que es falso o que está involucrado de alguna manera con la mala práctica.
Procedimiento para plantear una preocupación
Si usted cree que las acciones de una persona (o un grupo de personas) que trabajan para CBF son o podrían constituir una mala práctica, debe plantear el asunto, a través del procedimiento confidencial de denuncia de una irregularidad en línea de CBF.
La denuncia en línea le permite incluir todos los detalles y, si es posible, la evidencia de apoyo. Debe indicar que está utilizando la Política de Denuncia y especificar si desea que su identidad se mantenga confidencial.
Las quejas por denuncia de una irregularidad deben presentarse si existe suficiente indicación de que se ha producido o pueda ocurrir un incidente.
Confidencialidad
Se hará todo lo posible para mantener su identidad confidencial, al menos hasta que se llegue a realizar cualquier investigación formal. Con el fin de no poner en peligro la investigación sobre la supuesta mala práctica, también se espera que Usted mantenga confidencial el hecho de que ha planteado una preocupación, la naturaleza de la preocupación y la identidad de los involucrados.
Puede haber circunstancias en las que, debido a la naturaleza de la investigación o divulgación, será necesario revelar su identidad. Esto podría ocurrir en relación con investigaciones o procedimientos disciplinarios o legales asociados. Si en nuestra opinión existen tales circunstancias, haremos esfuerzos para informarle que es probable que su identidad sea revelada. Si es necesario que usted participe en una investigación, el hecho de que Usted haya hecho la divulgación original, en la medida en que sea razonablemente factible, se mantendrá confidencial y se tomarán todas las medidas razonables para protegerlo de cualquier victimización o perjuicio como resultado de haber hecho una divulgación. Sin embargo, es posible que su papel como denunciante pueda hacerse evidente a terceros durante el curso de una investigación.
Del mismo modo, si una investigación conduce a un proceso penal, puede llegar a ser necesario que Usted proporcione pruebas o sea entrevistado por la policía. En estas circunstancias, de nuevo, las implicaciones sobre confidencialidad serán discutidas con Usted.
Reportes anónimos
Las divulgaciones anónimas son muy difíciles de tratar, ya que puede haber poca o ninguna evidencia corroborada para fundamentar las acusaciones. Una investigación adecuada puede resultar imposible si el investigador no puede obtener más información de Usted, darle comentarios o determinar si su divulgación se hizo de buena fe. CBF no fomenta la denuncia anónima, ya que considera que es más apropiado que las personas presenten sus preocupaciones directamente.
Investigaciones y Gestión de Denuncias
El Responsable por Cumplimiento dentro de CBF tiene la responsabilidad primaria de monitorear los canales de comunicación por los cuales las personas pueden presentar reclamos de denuncia de irregularidades. El Gerente de Cumplimiento es responsable de escalar todas las quejas al Comité de Riesgo y Cumplimiento de CBF, según corresponda.
El Comité de Riesgos y Cumplimiento de CBF es responsable de revisar, investigar y elaborar informes de resolución con respecto a estas denuncias de irregularidades. Después de la fase de investigación, dependiendo de la naturaleza de las infracciones reales o potenciales, el Comité de Riesgos y Cumplimiento puede elevar el problema al Consejo de Administración de CBF.
Las quejas por denuncias recibidas por CBF serán investigadas y resueltas de manera oportuna y justa por personal que sea independiente de cualquier persona que pueda estar o haya podido estar involucrada en el tema de la supuesta mala práctica. La reclamación será recogida y procesada por una persona de CBF designada específicamente por el Responsable por Cumplimiento para escuchar las denuncias de irregularidad. Esta persona (“Administrador de Denuncias”) está obligada a la confidencialidad profesional al procesar la queja con respecto a las partes pertinentes. El Administrador de Denuncias debe poder trabajar con suficiente autonomía con respecto a CBF, cuando proceda, y debe actuar teniendo una responsabilidad precisa y, en consecuencia, puede ser cuestionado, por ejemplo, en caso de incumplimiento de su obligación de confidencialidad con respecto al denunciante, la persona incriminada o terceras partes relevantes durante la tramitación de la queja.
Si el propio Administrador de Denuncias es parte en una queja hecha por un miembro del personal interno o un tercero externo, el Gerente de Denuncias se recusará a sí mismo y CBF nombrará un Administrador de Denuncias temporal.
El Administrador de Denuncias proporcionará un acuse de recibo rápido de una denuncia a la persona que hace la divulgación. El Administrador de Denuncias tendrá como objetivo informar a la persona que presentó la reclamación y a otras personas relevantes del resultado de su investigación dentro de los 60 días siguientes a la recepción de la reclamación y conservará todos los registros y documentación relativos a la queja.
Todos los documentos relacionados con una reclamación, incluidas las presentadas por el individuo denunciante, así como el propio historial de procedimientos de CBF, se conservarán durante un mínimo de cinco años.
Notificación
Cualquier alegato, divulgación inicial hecha bajo la política de denuncia, así como las etapas de la investigación, actualizaciones, acciones, resultados, así como cualquier notificación externa son almacenadas por CBF en un registro confidencial de denuncias.
El Responsable por Cumplimiento y el Comité de Riesgos y Cumplimiento de CBF determinarán si la integridad de un cliente o contraparte externa se ve afectada durante el proceso de investigación o al final del proceso de investigación. Si se considera que una contraparte externa se ve afectada, el Responsable por Cumplimiento podrá, sujeto a requisitos de privacidad, legales y contractuales, notificar a las contrapartes afectadas mediante un método de divulgación acordado y, en su caso, también las mantendrá informadas de las acciones de CBF en relación con el asunto.
Formulario de Denuncia en línea
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